Herramienta la ha definido el Instituto de la Gerencia de Proyectos – PMI como “algo tangible, una plantilla o un programa de software, utilizado al realizar una actividad para producir un producto o resultado” (PMBOK 2008).
Dentro de este marco, la gestión de proyectos hace el uso más eficiente de los recursos disponibles, controlando las principales variables de éxito de un proyecto, mediante tres herramientas básicas: cronograma, presupuesto y especificaciones[1]
El cronograma del proyecto debe de contener como mínimo una fecha de inicio y una fecha de finalización programadas para cada actividad. “Si la planificación de recursos se realiza en una etapa temprana, entonces el cronograma mantendrá su carácter preliminar hasta que haya confirmado las asignaciones de recursos y se haya establecido las fechas de inicio y finalización planificadas. El cronograma del proyecto puede presentarse en forma de resumen, denominado a veces cronograma maestro o cronograma de hitos, o presentarse en forma detallada. Aunque el cronograma del proyecto puede tener forma de tabla, se presenta más a menudo en forma gráfica, utilizando uno o más de los siguientes formatos: diagramas de hitos, diagramas de barras, diagramas de red del cronograma del proyecto[2].
El cronograma permite establecer, a partir del inicio del proyecto los plazos que se cumplirán las distintas etapas de la metodología. Asimismo, se registran allí los puntos o hitos de control del proyecto[3].
Presupuesto. Además de establecer un cronograma de línea base, para los proyectos es necesario desarrollar un presupuesto de línea base y previo a esto es necesario estimar los costos de los recursos a utilizar en la ejecución de las actividades o paquetes de trabajo del proyecto. Los costos estimados para cada paquete de trabajo se distribuyen a lo largo de la duración del proyecto, con el fin de monitorear y controlar el desempeño global del costo del proyecto. El presupuesto de línea base constituye una de las variables de la técnica del valor ganado, técnica utilizada para la medición del desempeño
La línea base de presupuesto del proyecto está constituidos por los fondos autorizados para ejecutar el proyecto.
Especificaciones. Normalmente las especificaciones son documentadas y especifican de manera completa, precisa y verificable los requisitos de importancia para cumplir con la medida de la calidad del proyecto, los materiales que se van a emplear, el estándar que hay que alcanzar, los ensayos que se harán, etc.
“Los requisitos antes de ser incorporados a la línea base, deben ser claros (medibles y comprobables), rastreables, completos, coherentes y aceptables para los interesados claves”[4].
Las especificaciones es la herramienta que tiene la gestión de proyectos para gerenciar el desempeño mediante el aseguramiento de la calidad y asegura que el producto del proyecto cumple con los requerimientos y provee la funcionalidad y calidad deseada por los interesados claves del proyecto.
La calidad, como los requerimientos de desempeño técnico, debe ser especificada en términos cuantitativos claramente comprensibles por el cliente y los miembros del equipo. El control de desempeño técnico es el proceso de asegurar que todos los requerimientos son satisfechos a través de revisiones de diseño.
El principal propósito del aseguramiento de la calidad es detectar errores y corregirles rápidamente. La detección y corrección temprana puede resultar en beneficios de costo y tiempo significativos.
En la gestión de proyectos hace ya tiempo que resulta imprescindible el uso de un software específico para proyectos.
Las organizaciones disponen de programas informáticos, tales como:
· Microsoft Office
· Microsoft Project
· Ms Enterprise Project Management
Los programas de gestión de proyectos incluyen varios métodos para la planificación, programación y control, mediante los cuales es posible: calcular fechas, identificar el camino crítico, hacer seguimiento al presupuesto y al cronograma, etc.
Los programas de gestión de proyectos son herramientas inestimables a la hora de establecer un plan de proyecto inicial, recalcularán velozmente los planes y les permitirán ver como los cambios en una parte del proyecto puede afectar al conjunto. Mantener a todas las personas que trabajan en el proyecto informadas presentando a cada una la información que necesita saber sería un enorme trabajo sin la ayuda de un software de gestión de proyectos.
Lo cierto es que los computadores no poseen capacidad para pensar, por lo que el definir qué debemos hacer y cómo (actividades), quién debe hacerlo (asignación de recursos) y definir la duración de las actividades (programación) es un trabajo que ineludiblemente deberá realizar el gerente o director de proyecto.
[1] PALACIOS A., Luís Enrique Gerencia de Proyectos- Un enfoque latino Caracas; Universidad Católica Andrés bello, 2005
[2] PMI Global STANDARD Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK. 4ª.edición 2008
[3] BROJT, DavidProject Management: un enfoque de liderazgo y ejecución de proyectos en la empresa para aplicar el lunes por la mañana. 1ª.edción. 2ª.reimpresión. Buenos Aires Granica 2007. Pág 67
[4] PMI Global STANDARD Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK. 4ª.edición 2008 pág. 109
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