Metodología para la Gestión de Proyectos

Una metodología es un conjunto de directrices o principios que pueden ser hechas a medida y aplicadas según la situación: En un entorno de proyectos, estas directrices pueden ser una lista de detalles por realizar. Una metodología también puede ser un enfoque específico, plantillas, formularios e incluso listas de verificación usadas sobre el ciclo de vida de un proyecto. De  la misma manera, una metodología puede ser definida como:

• Un proceso que documenta una serie de pasos y procedimientos para completar de manera exitosa un proyecto.
• Un proceso definido para lograr un fin.
• Una serie de pasos a través de los cuales el proyecto progresa
• Una recopilación de métodos, procedimientos y estándares que define una síntesis de enfoques de ingeniería y gestión diseñados para entregar un producto, servicio o solución
• Un montaje o unidad de tareas, técnicas, herramientas, roles y responsabilidades, e hitos integrados para entregar un proyecto^[1].

Una metodología formal de proyectos debe guiar el trabajo de todos los miembros del equipo a través del ciclo de vida del proyecto. Es bien importante que todos los miembros del equipo del proyecto deban conocer y aplicar la metodología a través de los proyectos.

La incorrecta metodología de proyectos utilizada, además de otros factores contribuye al fracaso de los proyectos.

Es importante tener en cuenta que no existe una metodología universal para la gestión de proyectos y tampoco existe una sola metodología de proyectos que solucione cada proyecto a través de todas las industrias.

Las metodologías afectan cada proyecto de manera universal en el sentido que cada metodología:

·         Contiene fases de los proyectos

·         Mide el progreso

·         Toma acciones correctivas basada en las desviaciones encontradas

·         Asigna recursos a varias fases

Los proyectos tiene ciclos de vida definidos que determinan cómo los proyectos son normalmente gestionados desde su fase inicial de descubrimiento, pasando por diseño, construcción, hasta la operación del producto del proyecto.

El éxito de cualquier metodología es:

Utiliza procesos sólidos, repetitivos que sirven como base para cualquier iniciativa de proyecto, apoyada con suficiente documentación y procesos relevantes proporcionando:

• Mejores prácticas repetibles,
• Consistencia de resultados y
• Un camino más rápido hacia resultados

En la actualidad muchas organizaciones no usan ninguna metodología formal de proyectos. El mundo de hoy demanda metodologías dinámicas y procesos, compañías que se reinventen ´para producir bienes y servicios más rápido que antes.

La mayoría de las metodologías son rígidas. Sin embargo hoy en día se está hablando de “lightweight methodology”^[2].

Es una metodología que tiene como principios fundamentales la informalidad en la comunicación y sus pocas reglas, prácticas y documentación. Estas metodologías tienen las siguientes ventajas:

• Se desarrolla bien con el cambio
• Se orienta a las personas, no al proceso. Se trabaja con la gente más bien que contra ellas.
• La metodología se complementa por el uso de listas dinámicas ya revisadas.

También existe la “Heavy Methodology”. Esta se caracteriza por ser rígida en su naturaleza. Esta metodología se usa más que todo cuando las organizaciones no tienen proyectos exitosos y necesitan realizarlos. Por están razón, esta metodología se emplea revisando cada uno de los procesos minuciosamente; cada uno de los gerentes de los proyectos solicita reportes, está pendiente de los tiempos y los planes de trabajo. Esta metodología hace que los miembros del equipo trabajen bajo presión y además de ello, que el proyecto se ejecute en más tiempo. Sin embargo la ventaja de esta metodología es que existe el mínimo riesgo de equivocarse y el gerente de proyecto podrá “predecir” lo que va  a suceder ya que conoce todos los movimeintos que se están realizando.

La “Iterative Development Methodology” se caracteriza por el incremento o la evolución. Por esta razón, esta metodología añade agilidad al proyecto. Pero no es un incremento de actividades al proyecto, es un incremento de trabajo y tiempo para que el proyecto termine rápidamente. El gerente de proyectos divide el proyecto en “iterations” que se tendrán que realizar en un lapso determinado. Se planean actividades grandes con tareas pequeñas que se realizan con dinamismo.

Otra metodología común es “the agile methodology”. Como su nombre lo indica, esta metodología es muy útil ya que reduce tiempos y costos y esta metodología reúne una serie de metodologías que se están empleando hoy en día con mucha frecuencia:

·         Extreme Programming (XP)

·         The Scrum Methodology

·         Cristal Methodology

·         Dynamic Systems Development Methodology (DSDM)

·         Rapad Application Development (RAD) Methodology

·         The Unycicle Methodology

·         The Cost and Fix Approach Methodology

·         V-Methodology

·         The Waterfall Methodology

·         The Open Source Methodology

·         The Spiral Methodology

·         Synchronize and Stabilize Methodology

·         Reverse Engineering Development Methodology

“El logro de la excelencia en gerencia de proyectos, o aún la madurez, no puede ser posible sin la existencia de un proceso repetitivo que se pueda usar en cada proyecto. Este proceso repetitivo se denomina la metodología de gerencia de proyectos. El uso continuo de dicha metodología mejorará drásticamente el éxito de la organización”^[3].

[1] CHARVAT, Jason. Project Management Methodologies: Selection, Implementing and Supporting Methodologies and Processes for Project.  John Wiley & Sons 2003 Pag 17

[2] CHARVAT, Jason. Project Management Methodoliogies: Selecting, Implementing and Supporting Methodologies and Processes for Projects. John Wiley & Sons 2003, pág. 32

[3] FUNDAMENTOS DE UNA PMO. Bogotá: IVORRA José, 2010. 57 diapositivas: col

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